Het Nieuwe Instituut in Rotterdam zoekt per direct een Teamleider Bedrijfsbureau (40 uur p/w)

Het Nieuwe Instituut

Het Nieuwe Instituut is er voor professioneel ontwerpend Nederland en het bredere publiek dat in architectuur, design en digitale cultuur geïnteresseerd is. Het instituut beheert het Rijksarchief voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw, stimuleert onderzoek, programmeert tentoonstellingen en lezingen- en debattenprogramma’s in binnen- en buitenland. Het Nieuwe Instituut werkt met een kern van enthousiaste en betrokken vaste medewerkers en een flexibele schil van tijdelijke opdrachtnemers. Als goed werkgever stimuleert de organisatie de ontwikkeling van kennis en vaardigheden van haar medewerkers. De organisatie biedt functies voor professionals in verschillende stadia van hun carrière, van startende talenten tot ervaren experts.

De afdeling Bedrijfsbureau

De afdeling Bedrijfsbureau bestaat uit drie Management assistenten en drie Medewerkers informatie en documentatie. De Management assistent doet de algemene taken zoals post, agendabeheer, contractenregistratie, bestellen van kantoorartikelen en is het eerste aanspreekpunt voor management en directie. De Medewerkers informatie en documentatie inventariseren en beschrijven van bestaande processen en leggen dit vast volgens BPMN. Het is de taak van de Teamleider om deze afdeling, die sinds 1 juni op deze wijze is ingedeeld, verder te ontwikkelen.

Wat houdt de functie in?

Als Teamleider Bedrijfsbureau geef je leiding aan de medewerkers van het Bedrijfsbureau. Dit is de afdeling binnen de organisatie waarin alle niet direct uitvoerende taken, zoals de administratie/archivering, secretariaat, planning en informatievoorziening zijn gebundeld. Procesoptimalisatie, productieplanning en het ontzorgen van managementteam en verschillende afdelingen zijn de aandachtsgebieden van het Bedrijfsbureau. Als Teamleider Bedrijfsbureau ben je actief betrokken bij het hele proces van ideevorming tot productie en evaluatie. Je beheert de procesplanning en rapporteert hierover aan de directie en het managementteam. Daarnaast initieer je verbeteringen in de procesgang.

Als Teamleider Bedrijfsbureau ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de managementondersteuning binnen de organisatie. Je ondersteunt het management op alle fronten, je bent de duizendpoot die ze niet kunnen missen. Je houdt je bezig met het opzetten en soepel laten verlopen van interne bedrijfsprocessen die onder andere te maken hebben met projectmanagement, inkoop, personeel en organisatie. De hoofdtaken bestaan uit het goed coördineren van een doelmatig ingerichte afdeling naar processen, systemen en procedures met een effectieve en efficiënte ingerichte afdeling. Daarnaast ben je het vast aanspreekpunt voor de bestuurssecretaris voor Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Je resultaatgebieden zijn leidinggeven, bedrijfsvoering, processplanning en –beheer en projectmanagement. Je rapporteert aan de directeur Business & Development.

Wij vragen

  • Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
  • Aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare complexe omgeving;
  • Kennis van administratieve processen/organisatorische processen;
  • Kennis van de culturele sector en culturele producten, activiteiten en presentaties;
  • Kennis van in de organisatie aanwezige netwerken en samenwerkingsverbanden;
  • Je bent resultaatgericht, relatiegericht en marktgericht;
  • Je brengt zelfstandig prioriteiten aan in je werkzaamheden;
  • Je kunt verschillende trajecten begeleiden naast elkaar;
  • Je bent zelfstandig, creatief en werkt graag in teamverband;
  • Een spin in het web die overzicht behoudt en niet schrikt van deadlines;
  • Een pro-actieve houding en flexibele instelling;
  • Je bent goed in omgaan met details;
  • Je houdt van planmatig werken;
  • Je kunt partijen overtuigen op een tactvolle en diplomatieke wijze vanuit onafhankelijke opstelling.

Wij bieden

Een aanstelling voor 1 jaar met uitzicht op verlenging bij goed functioneren. Een passend en marktconform pakket arbeidsvoorwaarden. Een prettige werkomgeving in een dynamische organisatie waarin je actief bent met zo’n 90 vaste collega’s en een flexibele schil van freelance opdrachtnemers.

Meer weten

Neem voor meer informatie over de inhoud van de functie contact op met Maddy Schoonjans, Teamleider Bedrijfsbureau, tel.06-57607970.  Voor vragen over de procedure neemt u contact op met Roos Hamers, Specialist HR, 010–4401326.

Reageren

Sollicitaties, in de vorm van een motivatiebrief en CV, kunnen tot en met 24 juni 2018 gestuurd worden naar m.schoonjans@hetnieuweinstituut.nl.

Het vieren en stimuleren van diversiteit in brede zin (blikrichtingen, denkbeelden, cultuur, leeftijd, gender, seksuele voorkeur, geloof etc.) is een belangrijk aandachtspunt van Het Nieuwe Instituut. Het Nieuwe Instituut streeft overeenkomstig naar een evenwichtig samengesteld personeelsbestand. In de selectieprocedure wordt hiermee rekening gehouden. Bij onderlinge afweging van kandidaten geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.